Един от най-големите рискове, когато служителите ви работят от вкъщи, е, че комуникацията с колегите им ще бъде намалена, което ще възпрепятства потока от знания, ще попречи на сътрудничеството и ще „задуши“ творческите иновации в екипа ви.
Съществуват два вида знания:
Явни и неявни знания
Можете да документирате явните знания. Това са практиките и процесите във вашата компания. Всъщност компаниите, които успешно разширяват мащаба на дистанционната работа, инвестират в документирането на тези знания. Това е техният ключов актив.
Изпратете ми връзка!
Всеки път, когато някой ви зададе въпрос „Как да?“, вместо да пишете имейл или да се обаждате на човека, изпратете връзка. Вече има документ за знания с вградени скрийншоти и видеоклипове, които обясняват как се прави това. Ако не, създавате документа, записвате видеоклипа и след това „изпращате връзка“.
Тацитно знание
Мълчаливото знание е трудно да се документира. То е, когато имате нужда от съвет, но не сте сигурни към кого да се обърнете или не се чувствате достатъчно комфортно да се свържете с него или нея. Това може да бъде и ново прозрение, родено просто „сблъсквайки се“ с някого край водна чаша. Този вид „мълчалив обмен на знания“ страда най-много по време на продължителна работа в домашен офис (на различни места) или продължителна а-синхронна работа (по различно време).
Силни и слаби връзки
За да проучите как се движат знанията във вашата организация, особено мълчаливите знания, позволете ми да представя концепцията за човешките мрежи и силните и слабите връзки. Силните връзки са с хора, които познавате добре и на които имате доверие. Те могат да бъдат част от вашия екип или проект, но също така могат да бъдат част от други отдели или организации. Обикновено се обръщате за съвет към силните си връзки. Можете също така да свикате среща или да създадете форум, за да надграждате взаимно знанията и идеите си.
Lynda Книгата на Гратън „Препроектиране на работата”.Слабите връзки са с хора, които не познавате толкова добре, но знаете, че притежават определени знания. Слабите връзки са значително повлияни от все по-разпространената дистанционна и асинхронна работа, при която сте склонни да говорите повече с хората, които познавате добре. Ето защо трябва да създавате и симулирате тези моменти на „натъкване“ един на друг , тези „срещи по случайност“.
3 съвета
Позволете ми да ви дам три съвета за това как да управлявате както явното, така и мълчаливото знание, за да гарантирате, че то тече гладко и че иновациите процъфтяват във вашата организация.
Съвет 1. Създайте стабилна платформа и процес за документиране на явните си знания
Инвестирайте в документирането на явни знания. Уверете се, че хората документират всички знания, които притежават или развиват в процеса на работа. Работя с много изцяло отдалечени компании, които се разрастват, без да разполагат с офис. Това е ключово изискване редовно да документирате знанията си. Всеки път, когато създавате или оптимизирате процес, документирайте знанията по най-нагледен и увлекателен начин, като използвате видеоклипове и скрийншоти. Важно е да го публикувате в система за управление на знанията, където хората могат да задават въпроси, да коментират и да дискутират по темата, За целта ви е необходима система – не е задължително да е скъпа, може да е MS Team room, но трябва да може да се търси по теми и по експерти.
Съвет 2. Създайте среда, която да гарантира, че вашето мълчаливо знание тече
Как да създадем условия за слаби връзки и да стимулираме „случайните срещи“ Как да създадем среда, в която хората да обменят знания на неформална основа? В този случай технологиите могат да помогнат много.
Нека ви дам пример от Pricewaterhousecoopers (PWC). Това е компания, която наема десетки хиляди току-що завършили студенти в консултантския си бизнес. Преди пандемията COVID19 те организираха голяма конференция с всички новоназначени. На нея новопостъпилите могат да чуят от висшето ръководство каква е визията и организационните цели, както и „как работим тук“. Когато се случи блокирането, тази конференция вече не беше възможна.
Независимо в коя индустрия работите, правилното въвеждане на новите служители е от ключово значение. То има за цел да ги вкара в крак и да ги направи продуктивни, като даде възможност за поток от знания, обучение и наставничество от страна на опитни колеги.
За тази цел Pricewaterhousecoopers създаде платформа за виртуална реалност (VR), т.е. виртуално място, където хората могат да се „сблъскват“ един с друг. Провеждаше се известно съвпадение с кого да се „сблъскате“, но и на случаен принцип или по ваш избор. Когато влезете в платформата със своя VR комплект, вие се запознавате с нови колеги и обменяте идеи.
Можете също така да присъствате на презентации на висшия мениджмънт на PWC. В тези лесни за навигация VR стаи бихте могли да слушате и да видите „голямата картина“ от „устата на коня“.
Можете дори да се разходите с виртуална моторна лодка.
VR Speedboat тирп за новите новобранциVR дава възможност за вълнуващи преживявания, така че това е един от начините за стимулиране на тази среда.
Никога не подценявайте неформалните потоци на мълчаливо знание.
Например – проучванията показват, че когато хората търсят работа, те рядко я чуват от някого от много близкия си приятелски кръг. Обикновено го чуват от някой, когото познават, но не е част от този кръг.
Независимо в коя индустрия се намирате, трябва да проучите как протича потокът от знания във вашата организация. Въз основа на това е от решаващо значение да се даде възможност и да се гарантира, че както явните, така и мълчаливите знания текат и насърчават сътрудничеството и иновациите.
Съвет 3. Създайте мрежа от шампиони по знания
Аз съм голям привърженик на организациите, ориентирани към хората, и на управлението, ориентирано към силните страни.
И в моя метод „Виртуални силни екипи“ ние откриваме естествените силни страни и таланти на всеки член на екипа в кратко, но ефективно партньорско обучение . Тези с дълбок опит в определена област стават шампиони на знанието. Те движат напред тази област на знанието в базата данни с възможност за търсене (Съвет 1). Те публикуват нови статии в своята област на експертиза, улесняват дискусиите и като цяло насърчават потока от знания и гарантират, че са правилно документирани.
Тъй като това е тяхната „силна“ област, те не я смятат за допълнителна „работа“. Тя е приятна за тях и дава възможност за естествен поток от знания във вашия екип и организация.
Това са трите съвета.
- Създаване на стабилна платформа за документиране на вашите явни знания
- Създайте среда, която да гарантира, че вашето мълчаливо знание се разпространява
- Създаване на мрежа от шампиони по знания, които да стимулират споделянето и потока на знания
Позволете ми да ви пожелая вдъхновение и успех в създаването на условия за поток от знания, сътрудничество и творчески иновации във вашата организация.!
Какъв е вашият въпрос или мнение относно управлението на знания във виртуални или хибридни съвети?
